Le déménagement d’une société demeure une tâche délicate pour tout chef d’entreprise. Outre le déménagement à proprement parler, il faudra aussi penser aux différentes formalités nécessaires pour être en règle, avant, pendant et après votre changement de local. En effet, lorsqu’une société déménage ses locaux, il existe des démarches auxquelles il faut penser, notamment celles qui vous éviteraient l’infraction, en cas d’oubli.
Quid des procédures à effectuer pour déménager sa société sans rien oublier.
La planification du déménagement d’entreprise
La meilleure façon de préparer un changement de local professionnel est d’établir un calendrier des tâches pour planifier chaque étape du déménagement.
La déposition d’un préavis
Avant de quitter votre ancienne adresse, veillez à relire le contrat de bail s’il le faut. Sachez que le non-respect du délai de préavis peut vous exposer à des sanctions non négligeables. En général, le délai est fixé entre 3 et 6 mois. Il est aussi impératif de prévenir vos salariés et avertir vos partenaires de votre déménagement.
L’audit des nouveaux locaux
Ne signez pas votre nouveau bail, sans avoir réalisé un audit correct de vos futurs bureaux. Lors de la visite des locaux, vous devez évaluer la capacité des locaux, son état en général, les frais d’aménagement à prévoir éventuellement et la norme des installations électriques. Si votre entreprise est catégorisée comme une grande structure (plus d’une centaine d’employés), prenez en compte tous les critères nécessaires.
Le recours à une société de déménagement d’entreprise
Pour vous accompagner lors de votre changement d’adresse, il est conseillé d’avoir recours au service d’un professionnel en déménagement d’entreprise certifiée. Ces déménageurs d’entreprises spécialisés sont à votre service, et prennent votre projet en main, dans toutes les étapes de votre déménagement. Parmi les services qu’ils proposent, on peut citer :
- La prise en charge de certaines formalités,
- La planification, l’organisation et la préparation du déménagement,
- L’emballage et/ou le déballage des biens à déménager,
- Le débranchement et le rebranchement du matériel informatique,
- L’emménagement dans les nouveaux bureaux
- Le curage ou le vidage de votre ancien site professionnel
Même si le recours à un spécialiste du transfert d’entreprise impactera le prix de votre déménagement, cela en vaut largement le coup. Que vous soyez une TPE/PME, une start-up, une grande entreprise, et quel que soit votre domaine d’activité, votre statut (public ou privé), recourir à cette solution représente le meilleur investissement pour votre entreprise : garantie casse, planification manu-militari, respect des délais, logistique complète et adaptée, transport sécuritaire …
L’établissement du budget de votre déménagement
Déménager une entreprise requiert un budget, il faut l’avouer, non négligeable. Il faut donc s’y préparer au préalable. Plusieurs éléments composent le coût total d’un tel projet, notamment dans les grandes villes de France :
- Le volume des affaires à transporter ;
- Les frais relatifs au déménagement ;
- Les prestations demandées ;
- La main-d’œuvre à allouer ;
- Les frais annexes : par exemple, les frais d’entretien et de nettoyage, la destruction d’archives, le curage de site … éventuellement.
Pour optimiser votre budget, il est toujours recommandé de faire un comparatif de devis pour choisir le prestataire qui vous convient le mieux.
La déclaration du transfert d’entreprise
Une fois que le déménagement des locaux de l’entreprise est effectué, vous devez déclarer vos nouveaux locaux. À ce titre, la société doit présenter un document auprès du centre de formalités des entreprises (CFE). Il est bon de savoir que la formalité de transfert du siège social est nécessaire pour recevoir un nouvel extrait K bis, indiquant sa nouvelle adresse.
