Le succès de votre événement passe par une organisation minutieuse, et c’est là tout l’intérêt de rédiger un cahier des charges précis et rigoureux. Ce document sera adressé à toutes les parties prenante de l’organisation comme l’agence événementielle, l
Pour un événement, le cahier des charges permet de détailler toutes les étapes de l’organisation et l’ensemble des tâches inhérentes à chacunes d’elles. Le document définit par ailleurs les directives et les responsabilités qui incombent à toutes les parties prenantes. Le contenu varie d’un événement à un autre mais globalement, voici l’essentiel des éléments constitutifs de sa trame.
Cahier des charge : présentez l’événement et précisez les objectifs
Un cahier des charges établi pour l’organisation d’un événement doit présenter dans un premier temps l’événement. La présentation inclut bien évidemment le type d’événement à mettre en place, la motivation et les objectifs des l’entreprise. Cela permet de contextualiser la manifestation, ce qui, in fine, permet de déterminer précisément les besoins relatifs à la réalisation de tout projet événementiel.
Qui sont les cibles de l’événement ?
Un même événement peut avoir plusieurs cibles différents. Prenez l’exemple du salon. Ce dernier peut s’adresser un public exclusivement professionnel (PME/TPE, partenaires, clients grands comptes, responsables étatiques, …) ou au grand public. Vous comprendrez pourquoi ce facteur pèse beaucoup dans l’organisation de l’événement et doit figurer obligatoirement dans le cahier des charges.
Intégrez un volet sur les participants à l’événement dans le cahier des charges
Tous les éléments qui influent sur la logistique, sur le choix de la structure d’accueil, … doivent figurer sur le cahier de charge de l’organisation d’un événement. Les participants sont de ceux-ci. Vous organisez un séminaire ou une conférence et vous avez des intervenants qui arrivent de l’étranger. Il est important de mettre en place toute la logistique ad hoc, à commencer par l’hébergement, le transports, les déplacements ou encore les interprètes.
Cahier des charges : précisez les dates et la durée de l’événement
Pour l’organisation d’un événement, la date et la durée de la manifestations doivent aussi figurer obligatoirement dans le cahier des charges. Ces données permettent de construire le planning de l’organisation et le déroulé de l’événement. D’ailleurs, une fois que la durée est fixé, vous devez établir un déroulé du programme dès la mise en place du projet. Cela vous permet de déterminer toutes les ressources nécessaires.
Construire un rétro-planning de l’événement
Lorsque les dates de l’événement sont fixées, vous pouvez également élaborer le rétro-planning, autre élément indispensable de votre cahier des charges. Ce type de planning est très courant dans le monde de l’organisation événementielle. Il se construit à partir de la date de la fin du projet, en sachant que ce dernier est immuable. Il permet par ailleurs de vérifier clairement la faisabilité du projet dans un temps imparti.
Où se tiendra l’événement ? Localisation et cadre
Dans votre cahier des charges, vous devez indiquer obligatoirement où va se dérouler l’événement. Est-ce que vous restez dans la même ville, vous optez pour une organisation en région ou à l’étranger ? Par ailleurs, il est aussi important de mentionner le choix du cadre. Avec ces informations, vous pourrez lancer la réservation ou du moins connaître la disponibilité du lieu et de toutes les infrastructures dont vous aurez besoin pour l’aménager.
Mentionnez dans le cahier des charges le budget alloué à l’événement
Le cahier des charges mentionne également le budget alloué à l’événement. Listez toutes les dépenses. Globalement, vous avez 3 catégories de dépenses. Celles dites fixes comme les frais de location de la salle. Il y a aussi les dépenses variables comme celles de la restauration. Enfin, vous avez les dépenses indirectes comme les frais de déplacement. Attention, il s’agit d’un budget prévisionnel. Aussi, est-il important d’intégrer un montant pour les imprévus. Comptez entre 5 et 10% du budget total pour ce dernier.
Coordination de l’événement : fixez la répartition des postes
Précisez les responsabilités de chacune des parties prenantes de l’événement dans votre cahier des charges. Déterminez notamment quels sont les volets pris en charge par les participants, les partenaires, les sponsors et l’organisation elle-même. Si vous souhaitez organiser un événement écoresponsable par exemple, faites appel à ces traiteurs événementiels qui cultivent cette valeur.
